Una carta de rechazo es una parte muy específica de la correspondencia comercial. Debe contener una respuesta negativa a la solicitud del cliente o la propuesta del socio. Al mismo tiempo, es importante mantener buenas relaciones con el destinatario de la carta. Para expresar inequívocamente su posición, pero no ofender al destinatario y dejar una impresión favorable de usted mismo, siga las reglas básicas para escribir una denegación.
Necesario
- - el membrete oficial de la organización;
- - computadora;
- - Impresora.
Instrucciones
Paso 1
Redacta tu carta. No descuide esta etapa de preparación de documentos. Te permitirá ordenar tus pensamientos y elegir las frases más correctas.
Paso 2
Comience el texto con la dirección tradicional al destinatario: "¡Estimado Ivan Ivanovich!" o "¡Estimado Sr. Ivanov!" No utilice otra redacción, porque la negativa escrita es oficial.
Paso 3
En la esquina superior izquierda, indique el destinatario de la carta: el nombre de la empresa, cargo, apellido, iniciales de un empleado o el apellido e iniciales de un particular. La información sobre su empresa se presentará en el membrete oficial en la esquina superior derecha.
Paso 4
Escribe el cuerpo principal del documento. Primero, repita la solicitud o propuesta que se ha recibido. Por supuesto, no es necesario reescribir completamente el texto del documento entrante. Basta resumir su esencia en pocas palabras, utilizando los giros tradicionales del discurso comercial: "De acuerdo con su solicitud de una copia del pedido …" o "En respuesta a su solicitud de extender el plazo de los préstamos concesionales, informamos … ".
Paso 5
A continuación, enumere las razones del rechazo. La explicación de una respuesta negativa debe ser breve, lógica, firme en esencia, pero no dura en su forma. No distorsione la situación, no presente hechos inexistentes y argumentos inverosímiles. Siempre que sea posible, respalde sus palabras con referencias a leyes y reglamentos. Pero no vayas a los extremos. Sobrecargando la carta con largas explicaciones y disculpas verbales, corre el riesgo de enfadar aún más al destinatario.
Paso 6
Comience la parte final de la carta con la redacción estándar que le permita ser cortés, pero firme en su decisión: "Teniendo en cuenta los hechos anteriores, lamentablemente, tenemos que negarnos a cooperar con su empresa" o "Lamentamos informarle que es imposible extender más la línea de crédito. "…
Paso 7
Intenta mitigar el rechazo. Para ello, informe al destinatario sobre otras opciones de cooperación, sobre nuevos servicios de su empresa que pueda utilizar en condiciones preferenciales, sobre la posibilidad de reconsiderar su solicitud después de un tiempo determinado, etc. Toda la información debe ser absolutamente correcta y actualizada.
Paso 8
Vuelva a leer el borrador de la carta. Corrija errores, haga las adiciones y correcciones necesarias. Imprima la denegación en el membrete oficial de la organización, fírmela con el gerente y envíela al destinatario.
