Son frecuentes los casos en que, a petición de terceros, empleados actuales o anteriores de la empresa y otros ciudadanos, es necesario elaborar un extracto del documento principal destinado a uso interno y que contenga información de carácter confidencial. Existen requisitos especiales para la preparación de dichos documentos.
Instrucciones
Paso 1
Tome el original del documento original y seleccione los fragmentos que se copiarán y transferirán al estado de cuenta. La cita precisa es el principal requisito para la elaboración de un extracto. No existe un formulario específico para dichos documentos, aquí se siguen las reglas generales de trabajo de oficina que rigen la ejecución de la documentación comercial. Mucho más importante es el contenido del extracto, que debe estar compuesto por bloques de información obligatoria.
Paso 2
Para empezar, coloque el nombre del documento en la parte superior central de la hoja brevemente el tema, la esencia del documento. A continuación, seleccione y copie la parte del documento principal, que contiene los detalles iniciales (nombre de la empresa, fecha y lugar del evento, número de asistentes, etc.). Complete los extractos colocando un fragmento de texto relativo a la pregunta directamente formulada (un punto del orden del día de la reunión, etc.), indicando su número de serie según a lo dispuesto en el documento original.
Paso 3
Ahora busque y copie un fragmento de texto que describa el curso de la discusión sobre este tema (si lo hubiera) y la decisión tomada al respecto. Inserte la cita en la declaración, recordando incluir allí la numeración del documento principal. Coloque aquí los nombres, iniciales y cargos de las personas responsables que firmaron el original.
Paso 4
Verifique el extracto terminado de las personas autorizadas para realizar tales acciones. La mayoría de las veces es el secretario de la organización o el oficial de personal. Aquí el extracto se comparará con el documento original para una coincidencia exacta. En conclusión, la declaración debe contener la palabra "Verdadero", se debe escribir la firma (con decodificación entre paréntesis) del responsable, se debe indicar su cargo, fecha y hora de certificación del documento.
