Los documentos caducados almacenados en el archivo están sujetos a destrucción, que se lleva a cabo en varias etapas. Primero, se seleccionan los documentos, se crea una comisión, se redacta un acta y se lleva a cabo la destrucción directa en trituradoras.
Necesario
- - acto de destrucción;
- - acto de destrucción;
- - trituradora (máquina trituradora de papel).
Instrucciones
Paso 1
Todos los documentos de archivo están sujetos a revisión anual con el fin de seleccionarlos para su destrucción. Esto permite liberar espacio de manera oportuna para los nuevos documentos recibidos de las empresas para el almacenamiento de archivos.
Paso 2
Seleccione los documentos para su destrucción. La mayor parte de los documentos de archivo se han conservado durante 75 años. La selección de documentos la realiza el personal del archivo.
Paso 3
Después de haber realizado la selección de documentos, redacte un acto de destrucción. Un acto es un inventario completo de documentos a destruir. Es necesario indicar el número de serie de cada documento, una descripción. Delante de cada documento, indique el número del artículo o documento reglamentario sobre cuya base se efectúa la cancelación. Déjese guiar por la lista de documentos típicos.
Paso 4
Tenga en cuenta que es posible que la lista no contenga el nombre de todos los documentos que se cancelarán, por lo que el archivero debe decidir de forma independiente a qué artículo o disposición estándar pertenece un documento en particular.
Paso 5
El acto de destrucción debe redactarse de conformidad con el Apéndice No. 4 "Sobre las reglas básicas para el funcionamiento de los archivos" para 2002. El documento completo debe estar firmado por todos los miembros de la comisión creada y un representante autorizado de la administración del archivo.
Paso 6
Adjunte otro acto al acto ejecutado, en el que indique el número total de documentos a destruir, así como su peso total. No olvide que el primer acto sin el segundo se considera inválido. Y si se encuentra tal infracción durante la verificación, se puede imponer una multa administrativa al representante responsable de su archivo.
Paso 7
Puede encomendar la destrucción directa a una organización especializada que brinde servicios masivos de este tipo y tenga trituradoras industriales, o puede realizar la destrucción usted mismo si su organización tiene su propia trituradora.
