Las reuniones de negocios no siempre son consideradas obligatorias por los socios comerciales, porque hay muchas cosas que hacer. Para asegurarse de que estén presentes todas las personas adecuadas, la carta de la reunión debe redactarse de manera persuasiva. De esta manera puede influir en el comportamiento y los planes de otras personas.
Instrucciones
Paso 1
Notifique al destinatario de la carta que ha leído su solicitud. Esta técnica es apropiada para usar si el destinatario está esperando algún tipo de reacción, y es más conveniente resolver su pregunta en una reunión personal. Aprovecha esta oportunidad, llama a la persona y hazle saber que envió una carta con explicaciones. En este caso, puede estar seguro de que el mensaje se leerá con atención.
Paso 2
Expresar comprensión de los problemas a resolver. Describe en unas pocas frases que compartes tu opinión sobre la relevancia y actualidad de las preguntas planteadas.
Paso 3
Enumere los beneficios de estar presente en una próxima reunión. Encuentre al menos cinco razones por las que a la persona le gustaría reservar tiempo para el evento. Estas razones deben formularse desde el punto de vista de la otra parte. Por ejemplo, vendrá un especialista que lo asesorará específicamente sobre todos los temas, pero no habrá otra oportunidad de reunirse con él en un futuro próximo. Ordene las razones en orden descendente de importancia.
Paso 4
Cuéntenos sobre argumentos adicionales a favor de la propuesta. Ahora puedes indicar razones que no son tan importantes para el destinatario, pero que afectarán su comportamiento. Por ejemplo, se invita a una reunión a un director de departamento, quien ciertamente prestará atención si alguien está ausente. Para no estropear su reputación, es mejor no perderse el evento.
Paso 5
Indique un método de retroalimentación simple y de fácil acceso. El destinatario puede tener dudas, sugerencias o aclaraciones. Déle la oportunidad de conectarse instantáneamente con la persona a cargo y no buscar información de contacto.
