Cuando una organización acumula documentación que requiere almacenamiento a corto o largo plazo, es necesario organizarla y engrapar carpetas con tapa blanda o dura. Cada caso específico puede tener sus propios requisitos para el diseño del archivo y la secuencia de trabajo, ya que no existen estándares legislativos estrictos en esta área. Sin embargo, define los principios básicos a los que suelen adherirse los empleados experimentados.
Necesario
- - lápiz de mina negra;
- - punzón de oficina (o dispositivo UPD);
- - abrazadera;
- - aguja de coser;
- - cordón o hilo de nailon;
- - tijeras;
- - una hoja de papel blanco;
- - pegamento de papelería;
- - cubrir.
Instrucciones
Paso 1
Después de examinar el valor de la documentación, numérelo colocando un número de serie (en orden cronológico) en la esquina superior derecha de cada hoja con un lápiz negro. Comience con la primera inversión; no es necesario numerar la lista de títulos de los documentos contenidos y la última página. Asegúrese de que los números no entren en el texto.
Paso 2
Haga dos pares de agujeros con un punzón de oficina especial en el medio del margen izquierdo de cada documento. Para evitar que la pila de papeles se deshaga, fíjela con una abrazadera. Como regla general, los empleados colocan los agujeros en una línea vertical, dejando al menos 3 cm entre cada agujero. Si la hoja tiene un margen estrecho, puede pegar una tira blanca en el borde.
Paso 3
Utilice una máquina especial para actualizar la documentación (UPD). Esto reducirá significativamente su trabajo, ya que con este dispositivo puede perforar una pila de documentos de 10 cm de espesor a la vez. Lea atentamente las instrucciones y trabaje con cuidado: el taladro se calienta mucho.
Paso 4
Comience a coser la plegadora con un hilo de banco especial o hilo de nailon fuerte y una aguja de coser. Actualice el archivo dos veces para una confirmación segura. Tire de las "colas" sueltas del cordón (unos 5-6 cm) a través del orificio del medio en el lado con costura del "libro" y haga un nudo fuerte.
Paso 5
Corta un círculo (de unos 4 cm de diámetro) de papel blanco grueso y pega el nudo con él. Usa pegamento normal para artículos de papelería. Tome la etiqueta con un sello, coloque la firma de certificación y la fecha debajo. Si la carpeta ya ha sido atada sin una página de confirmación, entonces está permitido pegarla en el interior de la portada.
Paso 6
Deslice la carpeta con cordones en una cubierta especial o encuaderne los documentos con una máquina. Para un archivo a largo plazo, se recomienda elegir una tapa dura; en otros casos, también son adecuadas las "prendas" de cartón o de papel estucado grueso. En cualquier caso, debe ser un producto de impresión empresarial, diseñado de acuerdo con el estilo corporativo.
