Un telefonograma significa un nombre generalizado para documentos transmitidos oralmente por teléfono. Se utiliza para transmitir información de servicio, por regla general, en casos de emergencia cuando el destinatario necesita ser notificado de algo con urgencia, enviar un mensaje, enviar una invitación.
Necesario
papelería, números de teléfono de los destinatarios, diario de correo saliente, comunicación telefónica
Instrucciones
Paso 1
Prepare el texto del mensaje telefónico. Exprese brevemente la esencia del mensaje, la extensión recomendada del texto no es más de 50 palabras. Si el mensaje telefónico contiene una indicación de un evento que debería tener lugar en el futuro: una reunión, una reunión, redacción de un acto, etc., asegúrese de indicar el lugar y la hora específicos del evento.
El texto debe redactarse de manera que se excluya la posibilidad de una doble interpretación.
Paso 2
Redacte un mensaje telefónico en papel de acuerdo con las reglas para redactar una carta de la cabeza. Así, al documento con el texto se le deben asignar los requisitos: número único y fecha de elaboración. El mensaje telefónico está firmado por la persona en cuyo nombre se transmitirá.
Paso 3
Determine el destinatario del mensaje telefónico. Si hay varios destinatarios, haga una lista de destinatarios además del texto del mensaje. Dicha lista se elabora en una hoja separada, contiene los nombres de las organizaciones a las que se debe enviar el mensaje telefónico y los números de teléfono correspondientes.
Paso 4
Registre el mensaje telefónico en el registro de correspondencia saliente. Si un mensaje telefónico es algo poco común en su flujo de trabajo, use un diario general para registrarse. En el caso de que recurra regularmente a este método de transferencia de información, inicie un diario separado para los mensajes telefónicos, por lo que será más conveniente para usted navegar.
Paso 5
Llame al destinatario y solicite recibir un mensaje telefónico. Averigüe y registre el cargo, apellido, nombre, patronímico de la persona que recibe el mensaje telefónico.
Paso 6
Dile al suscriptor:
- cargo, apellido, nombre, patronímico de la persona en cuyo nombre se envía el mensaje telefónico;
- su cargo, apellido, nombre, patronímico y número de teléfono.
Dictar el texto del mensaje telefónico. Una vez que haya transmitido el texto, solicite al suscriptor que vuelva a leer el mensaje telefónico para verificar la exactitud de su grabación.
Paso 7
Pregunte al suscriptor el número de registro entrante del mensaje telefónico, anótelo.
