Algunas áreas de actividad requieren la sistematización de bienes, productos y documentos. El archivo de tarjetas se puede utilizar no solo en producción. Por ejemplo, será útil para una persona que colecciona sellos o monedas, o para un florista. En general, siempre que necesite encontrar rápidamente el correcto entre una gran variedad de algunos objetos.
Instrucciones
Paso 1
La información contenida en el archivo debe ser fácilmente accesible, independientemente del tamaño del almacenamiento de datos. Por lo tanto, divida todo el volumen en bloques, por ejemplo, alfabéticamente o por fecha. Esto le ayudará a encontrar la información que necesita (tarjeta) en poco tiempo.
Paso 2
Todas las entradas del archivo deben estar ordenadas. Por ejemplo, si los nombres están escritos a mano, deben ser comprensibles, sin manchas, porque esto dificultará la búsqueda de la información que necesita.
Paso 3
El archivo debe almacenarse en un lugar designado, por ejemplo, en un estante. Las cajas deben coincidir con el tamaño de las tarjetas. Asegúrese de hacer un inventario del contenido, para no tener que hojear constantemente datos innecesarios. A medida que se reponen los datos, ingrese la información en el inventario.
Paso 4
Los letreros de búsqueda contenidos en los elementos de la ficha (fichas, archivos, etc.) deben estar estrictamente sistematizados. Por ejemplo, si se trata de un índice de tarjetas para flores, los signos de búsqueda ("claves") en todos los elementos deben mostrarse de la misma manera. Para hacer esto, cree un "esqueleto" del elemento de búsqueda.
Paso 5
Supongamos que desea elaborar un índice de tarjetas de sus flores. Todos tienen características diferentes, pero están formados por varios elementos idénticos: inflorescencia, tallo, hoja, raíz, etc. En consecuencia, todos estos elementos deben estar contenidos en el "esqueleto". Por ejemplo, el nombre es "Girasol", la forma de la inflorescencia es "Redonda", el color es "Amarillo", etc.
Paso 6
Toda recopilación de datos debe ir acompañada de una "Lista de criterios de búsqueda". En un archivo compuesto por tarjetas ordinarias, puede ser un documento de texto; para un formulario de archivo virtual: una lista desplegable de la que el usuario seleccionará el letrero que necesita. Si tiene un archivador electrónico, asegúrese de crear una versión de un disco extraíble, ya que el disco duro puede quemarse en cualquier momento.
