A pesar de la creciente difusión de la gestión de documentos electrónicos, la comunicación entre empresas a través del correo electrónico, la correspondencia comercial no ha perdido su relevancia. Más del 80% de las cartas comerciales se imprimen en papel y se envían por correo o mediante una expedición intradepartamental. ¿Cómo redactar una carta correctamente para que logre su objetivo, y no sea enviada por el destinatario a la papelera?
Instrucciones
Paso 1
Cuando empiece a escribir una carta comercial, utilice un membrete comercial. Como regla general, su formato se define en las instrucciones para el trabajo de oficina, impresas en papel A4. Si la impresión se va a realizar en un membrete confeccionado, tenga cuidado con una sangría suficiente en la parte superior (para adaptarse a los detalles de la empresa). Deje el margen a la izquierda - 30 mm, a la derecha e inferior - 20 mm (más pequeño, pero no menos de 15 mm).
Paso 2
Al elegir una forma, decida la ubicación de los detalles (angulares o longitudinales). Si su carta está relacionada con actividades de producción y financieras, lleva información, una oferta de cooperación, está dirigida a una persona privada, es mejor usar la disposición angular de los detalles (en la esquina superior izquierda de la hoja).
Los datos del destinatario están impresos en la parte superior izquierda de la carta. Para una entidad legal, este es el nombre de la organización (en el caso nominativo), el cargo de la persona a quien se dirige la carta (en el caso dativo). Por ejemplo, JSC "PavlovskGranit", el jefe del departamento de ventas Ivanov I. I.
Si la carta se envía al titular, se puede omitir el nombre de la empresa, porque se incluye en el título del puesto (por ejemplo, "Director de JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
Paso 3
Carta de felicitación, carta de invitación se verá mejor en un membrete con una disposición longitudinal de detalles. En el encabezado de dicha carta, el número mínimo de detalles es el escudo de armas o emblema, el nombre de la empresa, el nombre abreviado (solo si está consagrado en la carta u otro documento rector), fecha y número. La dirección, los números de teléfono y la dirección de correo electrónico de la organización se encuentran en el pie de página. Es aconsejable colocar el contenido de dicha carta en una hoja.
Paso 4
Ahora empieza a escribir la carta en sí. No es necesario imprimir el nombre del documento (Carta). Elija una fuente de su elección, si no se especifica en las instrucciones para el trabajo de oficina. La fuente más utilizada es Times New Roman, tamaño 12-14.
Paso 5
Si está destinado a una persona específica, contáctelo directamente ("¡Estimado Nikolai Ivanovich!") Y solo a "usted". Si no es así, vaya directamente al texto. En caso de que la letra sea corta, cambie el interlineado a 1, 5.
El contenido debe ser claro, expresando claramente lo que desea del destinatario.
Paso 6
Al final, indique la posición del jefe que firmó la carta, nombre completo (ponga iniciales delante del apellido, por ejemplo, V. I. Petrov). A continuación se muestran sus coordenadas como artista: apellido, nombre, patronímico, número de teléfono.
