Mantener registros contables es una tarea bastante laboriosa. Las carpetas con facturas para algunos tipos de contratos deben conservarse en la organización hasta por diez años, por lo que deben archivarse para que en cualquier momento se pueda encontrar el documento necesario.
Instrucciones
Paso 1
Mantenga un diario de facturas. Ingrese allí todos los números de los documentos que pretende presentar. Es mejor hacerlo de forma electrónica, en un programa especial o en una hoja de cálculo de Excel normal. Ingrese el número de documento (generalmente mixto, numérico y numérico) y su fecha. De vez en cuando, transfiera datos a discos para que, en caso de avería de la computadora, el archivo permanezca intacto y seguro.
Paso 2
Cree varios libros de facturas si hay más de una entidad jurídica en la empresa. Al redactar un documento, déle inmediatamente el número correspondiente. Aplicar convenciones. Por ejemplo, marque las facturas emitidas para JSC "Zolotaya Antelope" como 123-ZA y para JSC "Padishah" como 123-P. Asegúrese de indicar el número de contrato o convenio con el que se redactó esta factura.
Paso 3
Lleva la factura para ser archivada. Haz dos agujeros con una perforadora. Pega el documento en una carpeta. Utilice carpetas de alta resistencia para evitar arrugar sus valores. No los apriete demasiado.
Paso 4
El segundo método de almacenamiento es en carpetas de archivos. Tome la cubierta transparente e inserte la factura en ella. Coloque el archivo en una carpeta y asegúrelo con soportes especiales.
Paso 5
Etiqueta cada carpeta. Tenga en cuenta qué facturas de entidad legal se almacenan allí. Anote el período durante el cual se recopilaron los documentos.
Paso 6
Envíe las facturas de más de tres años al almacén. Doble las carpetas en cajas de cartón que sean fácilmente transpirables. Indicar en las paredes el número de carpetas en su interior y a qué entidad jurídica pertenecen. En el programa en el que registra documentos, marque cuáles de ellos se enviaron al almacén. Si es necesario, siempre será posible recoger el archivo y encontrar los papeles necesarios.
