Cuando se requiere enviar documentos oficiales al destinatario: una declaración, una reclamación, una copia de una declaración de reclamación y otros, la correspondencia no solo es importante, sino legalmente significativa. Para que la entrega se realice desde el punto de vista de la ley, es necesario seguir un determinado procedimiento.
Instrucciones
Paso 1
Prepare el documento para enviarlo al destinatario por duplicado. Uno de ellos debe quedarse contigo.
Paso 2
Si es posible, entregue el documento en persona. Entregar directamente al destinatario o su representante autorizado. Los poderes de un representante pueden ser certificados por un poder notarial o seguir la ley. Es más seguro entregar la correspondencia dirigida a un particular contra recibo. Si transfiere documentos a una persona jurídica, hágalo a través de la secretaría u oficina. Cuando el destinatario es un funcionario, puede utilizar cualquiera de estas opciones.
Paso 3
En caso de entrega personal, asegúrese de que su copia contenga un recibo de la persona que recibió la correspondencia. La persona a quien le entregue el documento deberá escribir la palabra "recibido", su apellido e iniciales, así como la fecha actual y, por supuesto, dejar una firma. Si es un empleado de la organización, también debe hacerse una indicación de su puesto.
Paso 4
Cuando sea necesario, reenvíe la correspondencia al destinatario a través de un mensajero o intermediario, sin olvidar dar instrucciones sobre quién y cómo entregarla.
Paso 5
Si no puede entregar la correspondencia en persona o el destinatario se niega a aceptarla, utilice los servicios de correo. Debe enviarse por correo certificado con una notificación y una lista de archivos adjuntos. En algunos casos, esta es la única opción en la que el tribunal u otro organismo autorizado reconoce el servicio como válido. En confirmación del hecho de que el destinatario ha recibido la carta, se le devolverá un documento: una notificación por correo. El inventario del archivo adjunto es necesario para tener prueba de envío por correo, no una carta vacía o un documento extraño, es decir, el que debe ser entregado.
Paso 6
Después de que se le devuelva la notificación, adjúntela y la lista de anexos a la copia restante del documento. Almacenar hasta que ya no sea necesario.
