Un fax marcado con urgencia: déselo al jefe más rápido, los correos electrónicos que llenaron la caja deben desmontarse, un montón de cartas y un par de paquetes traídos por el cartero deben ser "esparcidos" con urgencia por los departamentos, y el empleado escribió una solicitud de vacaciones. Aquí tienes tanto anuncios como importantes documentos contables. ¡El trabajo de una secretaria es difícil! Vale la pena perder un "trozo de papel", ya que resulta que el destino de la organización y su carrera depende de ello. Para poder encontrar siempre este o aquel documento, es necesario poder registrar correctamente la correspondencia.
Necesario
- Registro de correspondencia entrante,
- registro de correo saliente,
- cuadernos con un volumen de 96 hojas,
- formas de organización,
- carpetas.
Instrucciones
Paso 1
Debe registrar toda la correspondencia entrante y saliente, además, el día de la recepción o envío. La correspondencia de todo tipo está sujeta a registro: envíos postales, correos electrónicos, faxes, entregados personalmente en manos del mensaje. Los correos electrónicos importantes (entrantes y salientes) deben imprimirse y registrarse de la misma manera que otros tipos de correspondencia. Además, es necesario registrar correspondencia interna: notas, notas de servicio, notas explicativas, declaraciones, quejas.
Paso 2
Para registrar la correspondencia, mantenga registros de registro especiales. Dependiendo del volumen de correspondencia de un tipo particular, puede crear diarios generales de correspondencia entrante y saliente, o además desglosarlos por tipo. Por ejemplo, cree un diario para registrar los correos electrónicos entrantes y salientes. Independientemente del volumen de correspondencia, es conveniente crear un diario separado para registrar los faxes entrantes y salientes.
Paso 3
Si no tiene un diario especial de registro de correspondencia, impreso en la imprenta, tome un cuaderno ordinario y extiéndalo. En el registro de cartas entrantes, indique el número del mensaje, la fecha de recepción, así como el tipo de correspondencia, si tiene un registro común para todo tipo de mensajes, desde electrónicos hasta fax. En una columna separada, describa brevemente el contenido de la carta. En la siguiente columna, escriba la resolución del jefe y el nombre de la persona a quien se le entregó la carta para su ejecución. En la práctica, si el problema está controlado por una persona específica, muchas cartas no llegan al gerente, sino que se transmiten de inmediato al ejecutante, por lo que no debe agrandar esta columna. Es recomendable dejar un lugar para la firma bajo el apellido del intérprete o junto a él, indicando que ha recibido el documento. Si el titular ha dado instrucciones al secretario para controlar la "ejecución" del documento, entonces en una columna separada se pone una nota sobre el control en tinta roja (la letra "K" o la palabra "control"). Después de completar la ejecución de la orden relacionada con este documento, marque la ejecución, así como la transferencia de la carta "al caso" (indique el número de caso y la fecha de su formación).
Paso 4
El registro de correspondencia también es necesario para todos los mensajes salientes. En el registro de cartas salientes, hay menos columnas que en el registro de correspondencia entrante. Así como en el registro de cartas entrantes, hacer en el registro de cartas salientes una columna con el número de serie de la carta, una columna con la fecha, solo del envío, con el tipo de correspondencia que se envía (si es necesario), con un resumen del mensaje, el apellido del autor del documento (carta), así como la columna con el número de caso, donde se archivó copia del mensaje.
Paso 5
De manera especial, debes registrar la correspondencia que envíes por correo. El registro de las cartas enviadas por correo se realiza con el membrete de la organización. Es mejor enviar no más de 7 a 10 cartas a la vez. A mano o en una computadora, en el formulario, escriba la fecha de envío, a continuación, para cada carta enviada por correo, indique el número de serie del registro, el nombre de la organización, su ubicación (puede especificar solo la ciudad o región). Deje algo de espacio a la derecha. Aquí, después de recibir un cheque por correo, debe ingresar los números de correo (generalmente de 6 a 8 dígitos). Debajo del nombre de la organización para cada envío, escriba los números y fechas de los documentos a enviar, u otros detalles que permitan identificarlos. En la oficina de correos, esta lista está certificada por el sello postal. Puede archivarlo en una carpeta separada o en la carpeta donde se almacenan los mensajes salientes.
Paso 6
Se requiere un diario separado para registrar cada tipo de correspondencia interna. En cada revista, indique el número del documento, su fecha, el apellido del originador, un resumen, la resolución del titular, el apellido del albacea, la marca de control, así como el número del caso.
