La actividad de cualquier organización implica trabajar con documentos. Algunos de ellos pierden su relevancia con el tiempo y no se utilizan en el trabajo. Para deshacerse de los papeles innecesarios, generalmente se destruyen. La destrucción de documentos debe llevarse a cabo en estricta conformidad con las reglas establecidas en el trabajo de oficina.
Necesario
- - acto de destrucción;
- - medios técnicos para la destrucción de documentos.
Instrucciones
Paso 1
Consulte el procedimiento para destruir documentos. Se aplica tanto a los documentos en papel como a los realizados en formato electrónico. Por lo general, los documentos que han perdido su valor práctico y tienen un período de almacenamiento vencido se destruyen. Esto se aplica principalmente a los documentos contables y de personal.
Paso 2
Realice un examen del valor de los documentos. El resultado debe ser un acto de asignación y preparación para la destrucción de aquellos papeles que ya no están sujetos a almacenamiento. El período de conservación de los documentos está determinado por la nomenclatura actual de los archivos de su organización. En algunos casos, los términos se especifican de acuerdo con leyes federales, decretos gubernamentales, listas de documentos departamentales o estándar.
Paso 3
Elaborar un acta de destrucción de documentos, anotando el nombre de la unidad estructural delante de cada grupo de títulos. Ingrese casos similares en la ley bajo un título general, indicando el número total de casos. El acto debe estar firmado por un empleado de la organización que participó en el examen del valor de los documentos. Después de eso, el acto es aprobado por el jefe.
Paso 4
Seleccione los casos para su destrucción utilizando una vista de página. Esto le permitirá no perder el documento necesario que entró accidentalmente en el archivo. Si algún material ha estado en el lugar de almacenamiento durante mucho tiempo, se puede desplazar de forma selectiva para determinar la relevancia de los documentos.
Paso 5
Elija el método de destrucción de los documentos incluidos en el acto. Se pueden quemar o utilizar para este fin una trituradora de papel. En ocasiones, los materiales a destruir se transfieren para su eliminación a una empresa especializada, elaborando el procedimiento con un certificado de aceptación y una factura correspondiente. Este último método se utiliza con mayor frecuencia cuando el volumen de documentación es significativo. Para garantizar la confidencialidad, la transferencia de casos y su destrucción generalmente se llevan a cabo bajo la supervisión de un empleado de la organización.
