El inventario de documentos es un libro de referencia que revela la composición y el contenido de los documentos, los sistematiza y los tiene en cuenta dentro de todo el conjunto documental. La compilación de inventarios es una etapa importante en el procesamiento y ordenamiento de documentos, cuyo propósito no es solo la seguridad de los documentos, sino también su clara ejecución.
Instrucciones
Paso 1
Realice el registro de la lista de documentos en el membrete de la organización (si corresponde). Esto no es un requisito, pero es un requisito deseable para dichos documentos. En todo caso deberá indicarse el nombre de la organización.
Paso 2
Anote el título, que debe contener información que determine la propiedad de los documentos incluidos en el inventario. Por ejemplo, "Inventario de documentos en la causa penal", "Inventario de documentos disponibles en el archivo de atestación", "Inventario de documentos para una visa a Dinamarca", etc. Si la organización compila inventarios de manera regular, anote el número de serie del inventario.
Paso 3
Cree una tabla que consta de las siguientes secciones: "No. de p / p", "Nombre del documento", "Número de hojas en el documento". Complete todos los campos enumerados. Agregue columnas de búsqueda a la tabla según sea necesario. Por ejemplo, páginas _ a _, números de página, valor, nota, etc.
Paso 4
Debajo de la mesa, escriba cuántas hojas, documentos o copias incluye en el inventario. Escriba números y palabras: 3 (tres), 25 (veinticinco).
Paso 5
Completar la compilación del inventario con las firmas de los jefes de la organización, de una forma u otra responsables de la ejecución de este inventario (inspector del departamento de personal, jefe de producción, etc.). Escriba el nombre completo del puesto de gerente y una transcripción de su apellido, nombre y patronímico. Si es necesario, incluya su nombre completo en el documento. y la firma de la persona que entregó y aceptó los documentos.
Paso 6
También indique la fecha del documento. Puede ubicarse tanto al final como al inicio del inventario, tanto a la izquierda como a la derecha del documento. El sello de la organización no se pone en el inventario.
Paso 7
La lista de documentos se elabora en dos copias: una permanece en la organización, la otra se presenta en el lugar de solicitud.
