La cancelación de documentos es la última etapa en la formación del fondo de la biblioteca. Cuando se cancelan, las suscripciones y las salas de lectura liberan su almacenamiento de publicaciones que ocupan espacio, pero que los lectores no reclaman por completo. El documento principal que rige el procedimiento para retirar libros de la colección es la "Instrucción sobre la contabilidad del fondo de la biblioteca", aprobada en 1998. Sobre esta base, puede desarrollar su propio algoritmo de acciones del personal de la biblioteca en el proceso de cancelación literatura.
Instrucciones
Paso 1
Forme una comisión para cancelar documentos del fondo de la biblioteca. Debe incluir al director de la biblioteca (también será el presidente de la comisión), su suplente, los jefes de adquisición, almacenamiento de libros, préstamo, sala de lectura y bibliotecarios jefes de estos departamentos. Si la biblioteca es especializada (universidad, escuela, empresa, etc.), asegúrese de involucrar a los principales expertos en el campo de las actividades de la organización en el trabajo de la comisión. Por ejemplo, la comisión para dar de baja literatura de la biblioteca universitaria debe incluir vicerrectores de trabajo académico y científico, así como jefes de departamentos importantes.
Paso 2
Prepare la literatura para desecharla. En la mayoría de las bibliotecas, la selección de libros a retirar de la colección se realiza de forma continua. A lo largo del año, los empleados colocan publicaciones antiguas que no se pueden restaurar ni reparar, copias duplicadas, libros que tienen defectos importantes, etc. en un estante separado. En el curso de las comprobaciones periódicas de partes del fondo de la biblioteca, se revelan publicaciones perdidas, literatura complementaria, así como libros y otros documentos que los lectores no demandan y que están desactualizados en su contenido.
Paso 3
Familiarizar a los miembros de la comisión con las publicaciones preparadas para la cancelación. La decisión final la tomarán expertos después de un análisis exhaustivo de cada elemento y elemento. Se debe prestar especial atención a la exclusión de la literatura no básica y obsoleta. Puede representar, por ejemplo, un interés histórico o una visión extraordinaria de un problema científico.
Paso 4
Divida la literatura en grupos según el motivo de la cancelación. Para cada grupo, redacte una declaración de cancelación en dos copias (para contabilidad y biblioteca). En él, indique la composición de la comisión, el número de libros dados de baja, su costo total y el motivo de la exclusión de la literatura del fondo. Todos los miembros de la comisión deben firmar el acta. Asegúrese de adjuntarle una lista completa de publicaciones, redactada en forma de tabla con las siguientes columnas: - número en orden; - número de inventario de la publicación; - autor, título, año de publicación; - precio de una copia; - número de copias; - costo total.
Paso 5
Tome notas sobre la cancelación de la literatura en todas las formas contables: libro de inventario, libro de resumen, tarjetas de registro. De los catálogos tradicionales y electrónicos, retire las fichas y descripciones de las publicaciones retiradas del fondo.
Paso 6
Decide dónde enviar las publicaciones dadas de baja. Hay varias opciones: venta a lectores (si tal posibilidad está fijada en el Reglamento de servicios bibliotecarios de pago), traslado gratuito a otras bibliotecas y centros de información, reciclaje (papel usado), eliminación. Si planea vender literatura, obtenga el consentimiento previo de la gerencia y notifique al departamento de contabilidad de la organización.
Paso 7
Liberar las instalaciones de la biblioteca de las publicaciones dadas de baja de acuerdo con la decisión tomada. Envíe los documentos al departamento de contabilidad y reciba la confirmación de que esta literatura se ha eliminado del saldo de la biblioteca.
