Los secretarios experimentados saben que la correspondencia comercial consta de dos tercios de consultas y respuestas. El objetivo principal de una pregunta escrita es obtener información del destinatario. El autor de la carta espera recibir la respuesta más completa posible, que le será proporcionada dentro del plazo prescrito por la ley o indicado en la solicitud. No existen reglas estrictas para procesar preguntas escritas. Sin embargo, existen varios requisitos generales para la correspondencia comercial que deben seguirse al prepararlos.
Necesario
- - forma de la empresa;
- - Papel A4;
- - bolígrafo;
- - computadora;
- - Impresora.
Instrucciones
Paso 1
Imprima una carta con preguntas en el membrete de la organización si presenta la solicitud en nombre de un equipo y por una razón oficial para otra organización o para un individuo. Un ciudadano que envíe una solicitud a cualquier institución debe escribirla de manera legible o imprimirla en una hoja A4.
Paso 2
Indicar en la esquina superior derecha de la carta información sobre el destinatario: nombre completo de su cargo, apellidos e iniciales, dirección postal de la organización (si es necesario). La información sobre la empresa de envío se encuentra en el lado izquierdo del formulario. En una línea especial, el secretario debe anotar el número y la fecha del documento de salida. Si presenta la solicitud en su propio nombre, enumere sus propios datos a continuación: apellido, nombre, patronímico (sin abreviatura), dirección particular, número de teléfono de contacto. Por ejemplo: "Para el Director de LLC" Temprano en la mañana "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, con domicilio en la dirección: Nsk, calle Pervaya, 15, apto. 15, teléfono 00-00-00 ".
Paso 3
Escribe un título para tu correo electrónico. Debe reflejar brevemente la esencia del llamamiento escrito, por ejemplo: "Sobre el tamaño mínimo del lote de semillas de margarita y el precio al por mayor de las mismas". En papel con membrete, coloque estos accesorios a la izquierda. Cuando hable en nombre de una persona, simplemente puede indicar el formato de la carta escribiendo en el medio de la línea la frase “carta de pregunta”, “solicitud por escrito” o “carta de solicitud”.
Paso 4
Vaya a la declaración de la propia solicitud. Este será el cuerpo principal de su carta. En las primeras 1 o 2 oraciones, explique la razón y el propósito por el que desea recibir esta o aquella información. Por ejemplo: “En mayo, los miembros de la asociación de jardinería“Sad”planean realizar una compra al por mayor de semillas de margarita. Después de examinar el folleto publicitario de su empresa, decidimos utilizar los servicios ofrecidos. En este sentido, envíe la siguiente información a la siguiente dirección.
Paso 5
Formule cada pregunta. Trate de ser preciso y conciso. No hagas oraciones demasiado largas, incluidas 2 o 3 preguntas a la vez. Asegúrese de poner un signo de interrogación al final; esto resaltará visualmente el tema principal. Si hay varias preguntas, llénelas con una lista numerada. Por ejemplo: “1. ¿Cuál es el tamaño mínimo del lote de semillas? 2. ¿Cuánto cuesta 1 bolsa de semillas al por mayor y al por menor? 3. ¿Cuánto tiempo tardará en entregarse el lote comprado? 4. ¿Qué documentos se deben presentar para celebrar un acuerdo de suministro entre su empresa y una asociación de jardinería?"
Paso 6
Termine la carta con una nota de agradecimiento. También puede indicar con tacto el período de tiempo deseado para recibir una respuesta, por ejemplo: “Gracias de antemano por su respuesta. Esperamos recibir la lista de precios dentro de una semana . En la última línea, firme (en nombre de la organización, el titular está firmado) y la fecha.
